روش های مدیریت زمان

بهترین روش های مدیریت زمان برای مدیران سازمان

یک ستارهدو ستارهسه ستارهچهار ستارهپنج ستاره (2 votes, average: 5٫00 out of 5)
person صابر خلیلی access_time آذر ۱۰, ۱۳۹۵ comment ۱ دیدگاه
زمان تقریبی مطالعه این مقاله حدود 6 دقیقه میباشد.

ما در این مقاله بهترین روش های مدیریت زمان را معرفی می کنیم. اگر ما روش های مدیریت زمان را با دقت انجام دهیم وقت زیادی برای انجام کارهای خود خواهیم یافت. به یاد داشته باشید مدیریت زمان، چیزی به زمان شما اضافه نخواهد کرد بلکه با ایجاد نظم در انجام کارها موجب خواهد شد، زمان کافی برای رسیدن به امور خود و خلق ایده های نو پیدا کنید.

روش های مدیریت زمان که مدیران سازمان باید آنها را بشناسند:

 

روش های مدیریت زمان

•    تعیین ساعت کاری مشخص

اولین راهکار از روش های مدیریت زمان تعیین ساعت کاری می باشد. برای یک مدیر مدیریت زمان یعنی داشتن ساعات کاری مشخص و دقیق. باید برای انجام کارهای خود ساعات کاری مشخصی را اختصاص دهیم و سعی کنیم با افزایش کارایی خود این کارها را در همان زمان اختصاصی به سرانجام برسانیم. اگر قرار باشد کارهای ما که قرار بوده در مدت زمان مشخصی صورت پذیرد بیشتر به طول بیانجامد، و مانع انجام کارهای دیگر شود مدیریت دیگر مفهومی نخواهد داشت.

•    استفاده از تقویم

 

روش های مدیریت زمان

از دیگر روش های مدیریت زمان استفاده از تقویم می باشد. داشتن فهرست کارهای روزانه بسیار کار اشتباهی است. مدیر موفق برای یک ماه آینده خود برنامه ریزی می کند و فهرست کارهای روزانه مفهومی ندارد. در ابتدا کارهای هفته آینده خود را در یک تقویم یادداشت کنید و برای یک هفته آینده خود برنامه ریزی داشته باشید. به یاد داشته باشید یک مدیر تنها بین ۲ تا ۴ کار مفید در روز می تواند انجام دهد، بنابراین کارهای خود را اولویت بندی کرده و کارهایی که از اهمیت کمتری برخوردارند را واگذار نمایید. ما باید خود را به کارهای مهمتر و ارزشمند تر درگیر کنیم. به یاد داشته باشید ۲۰ درصد تصمیمات برای ما حیاتی می باشند. ۸۰ در صد دیگر تصمیمات غیر ضروری می باشد که باید به دیگران واگذار گردند.

•    استفاده از ۳ دفتر

این شیوه که در مقاله ساده ترین تکنیک های مدیریت زمان به آن پرداخته خواهد شد تاثیر زیادی روی مدیریت زمان و خلق ایده های نو خواهد گذاشت.

•    شجاعت در رد پیشنهادات

توانایی نه گفتن از مهمترین ویژگی های مدیر می باشد. نباید برنامه خود را به خاطر حل مشکلات غیر ضروری دیگران تغییر دهیم. ما باید تمام مشتریان خود را طبقه بندی کنیم و زمان های خاصی را به آنان اختصاص دهیم. شاید بسیاری به دفتر شما بیایند و بخواهند پیشنهادی را به شما ارائه دهند، زمان خود را برای وقت گذاشتن برای این افراد هدر ندهید. تنها برای افرادی وقت بگذارید که پیشنهادات دقیق و موردی داشته باشند و بدانند که برای چه برای ملاقات با شما آمده اند.

قبل از ملاقات با وی و برقراری جلسه حتما از منشی خود بخواهید که از افرادی که قصد ملاقات با شما را دارند بخواهند که پیشنهاد خود را روی یک کاغذ نوشته و دقیق توضیح دهند که از ما چه انتظاراتی دارند و این پیشنهاد آنان برای ما چه سودی خواهد داشت. درصورتی که مشاهده کردید این پیشنهادات کاملا یکطرفه بوده و منفعت شخصی دارد و چیزی جز اتلاف وقت برای شما ندارد، از وقت گذاشتن بیشتر برای آن خودداری کنید. ارزش خود را بدانید، وقت شما خیلی ارزشمندتر از آن است که بخواهد به راحتی از دست برود.

•    صرفه جویی در زمان

از جمله بهترین روش های مدیریت زمان برای یک مدیر این است که چهارده چهل (۱۴۴۰) مدیریت را فراموش نکند. ۱۴۴۰ تعداد دقایق یک روز می باشد. به یاد داشته باشیم صرفه جویی در زمان موجب خلق ایده های خلاقانه و تصمیمات درست خواهد شد و می توان به کارهای درست دست زد.

چند راه برای صرفه جویی در زمان

 

روش های مدیریت زمان

 

o    صرفه جویی در زمان رفت و آمد

بسیاری از ما برای اینکه از خانه به محل کار خود برویم زمان زیادی را از دست می دهیم. برای اینکه بتوانیم از این زمان به درستی استفاده کنیم می توانیم در این زمان با داشتن کتاب به مطالعه بپردازیم. این کار می تواند با استفاده از کتاب های معمولی، کتاب های الکترونیکی و همچنین فایل های صوتی آموزشی صورت پذیرد.

o    صرفه جویی در ارتباط با دیگران

برای ملاقات های خود روش ارتباطی تعریف کنیم. برای اینکه افراد به عنوان مدیر به شما دسترسی داشته باشند قوانینی را وضع نمایید. تا می توانید ارتباطاتی که موجب اتلاف وقت شما می شود را محدود کنید. برای اینکار می توانید از فکس و ایمیل و …. استفاده کنید. هیچگاه برای کارهای غیر ضروری از تلفن استفاده نکنید، اینکار زمان بسیار زیادی را از شما خواهد گرفت.

o    روز کاری دور از شرکت

حتما هرگاه خواستید تصمیمات مهمی اتخاذ نمایید آن را در پارک یا هتل یا هرجایی که احساس راحتی و آرامش به شما دست خواهد داد انجام دهید. اتخاذ تصمیمات مهم داخل شرکت کار بسیار اشتباهی می باشد. زیرا شما زمان زیادی را صرف آن خواهید کرد و استرس های ناشی از کار و وقفه هایی که به وجود می آید مانع از اتخاذ تصمیم درست خواهد شد.

o    واگذاری کارها

کارهای غیر ضروری را به مدیران دیگر واگذار کنیم و در این کار به آنان اختیارات لازم را بدهیم تا می توانیم دخالت خود را در انجام کارهای غیر ضروری کم کنیم. تا بتوانیم زمان لازم برای فکر کردن روی امور مهم را بدست آوریم. کار اصلی مدیر تمرکز کردن و شناسایی اهرم های کاری می باشد. بنابراین ما باید وقت خود را برای رسیدگی به این کارها بگذرانیم و نگذاریم تصمیمات غیر ضروری وقت ما را از ما بگیرند.

o    کاهش وقفه ها

یکی دیگر از روش های مدیریت زمان وقفه به زبان ساده یعنی اینکه شما در حال انجام کاری هستید و مجبوریم کاری را در بین آن انجام دهیم و کار ما به تعویق بیافتد. هر مدیر به طور میانگین هر ۹ دقیقه در کارش وقفه ایجاد می شود. باید تا می توانیم این وقفه ها را کاهش دهیم.

 

راه های کاهش وقفه ها

 

روش های مدیریت زمان

o    کاهش وابستگی کارکنان

همانطور که گفته شد بسیاری از تصمیمات را به دیگران واگذار کنیم و ما فقط به کارهای مهم بپردازیم.

o    در دسترس نبودن

هرگاه خواستید کاری را با جدیت دنبال کنید به اتاق خود رفته و اعلام کنید که به هیچ زنگ یا تماسی پاسخگو نمی باشید.

o    ارتباط قانونمند

برقراری یک سری قوانین برای ارتباط با مدیر. این از این بابت نیست که تفاوتی بین شما و افراد احساس شود، بلکه شما می بایست با تمامی کارکنان رفتار دوستانه ای داشته باشید و تا می توانید به آنان گوش دهید ولی در اینجا می خواهید که وقفه را کاهش دهید تا بتوانید به بهترین نحو کارها را به اتمام برسانید.

o    رد پیشنهادات غیر ضروری

وقت خود را برای نشستن پای صحبتهای افراد تلف نکنید. روی یک نقطه تمرکز کنید و تا زمانیکه شخصی برای ارائه پیشنهاد همکاری به شما اصول کلی آن را رعایت نمی کند، برای او وقت نگذارید. سعی کنید تنها به پیشنهاداتی توجه داشته باشید که در جهت اهداف شما و مسائل کاری شما باشند.

o    استفاده از تایمر

استفاده از تایمر موجب می شود که شما متوجه از دست رفتن زمان شوید و این امر باعث می شود که نسبت به زمان حساسیت بیشتری داشته باشید و مدام در حال تکاپو و افزایش کارایی خود برآیید. این کار نه تنها موجب افزایش بهره وری شما می گردد بلکه موجب می شود شما عملکرد خود را بسنجید و ببینید شما چقدر زمان برای کارها می گذارید.

o  الگوی روز کاری

از جمله روش های مدیریت زمان استفاده از الگوی روز کاری می باشد. جایگزینی قالب روز کاری به جای فهرست روز کاری، تمامی کارهای روزمره شما از یک قالب کلی تبعیت خواهد کرد.
به عنوان مثال قالب شما می تواند اینگونه باشد:

o    مطالعه کتاب
o    کار اصلی که باید انجام بدهم
o    چیدن برنامه روز بعد
o    بررسی عملکرد
o    گزارش کار

دلیل قرار دادن گزارش کار این می باشد که هر فعالیتی که سنجیده شود و تحت نظر باشد موجب افزایش عملکرد می شود. بنابراین ما باید به طور روزانه عملکرد خود را مورد سنجش قرار دهیم.

o   طبقه بندی کارها

 

روش های مدیریت زمان

آخرین نکته برای آشنایی با روش های مدیریت زمان طبقه بندی کارها می باشد. فهرست تمام کارهایی را که در محل کار خود انجام می دهید لیست کنید. و کارهای خود را فیلتر کنید برای اینکار شما می توانید از الگوی زیر استفاده کنید:

o    فعالیت های قابل حذف

این کارها نه ضروری هستند و نه مهم که لازم باشد شما بخواهید آنها را انجام دهید، ببینید این کار چه کمکی به شما خواهد کرد باید تا می توانید این کارها را از برنامه روزانه خود حذف کنید.

o    فعالیت های قابل واگذاری

باید تا می توانید کارهایی را که از حساسیت بالایی برخوردار نیستند واگذار کنید. باید خود را تا می توانید از این کارها جدا کنید و به دیگران بسپارید.

o    طراحی مجدد فعالیت ها

حال که ما بسیاری از فعالیت های خود را حذف و یا واگذار کردیم نوبت به بررسی کارهای ضروری می گردد. باید در میان این کارها تنها ۳ تا از مهمترین کارهایی که از ارزش بالایی برخوردار می باشند را جدا کرده و در روز به انجام این کارها بپردازیم.

نتیجه گیری

 

روش های مدیریت زمان

 

 

وظیفه اصلی مدیران فکر کردن، فکر کردن و یافتن اهرم ها می باشد. بنابراین ما به عنوان یک مدیر نباید خود را درگیر کارهای غیر ضروری کنیم و خود و سازمان را از این مهم بازداریم. پیدا کردن اهرم ها موجب تغییر در روند کسب و کار، سود و در نهایت موجب افزایش ثروت با هزینه و وقت کمتر برای ما خواهد شد. پس مدیران باید تمام توانایی خود را برای یافتن آن به کار ببندند.

چنانچه موفق به اتمام این مقاله در مدت زمان تخمینی نشده اید به سایت تست تندخوانی مراجعه نمایید


تیم آموزشی ماهان تیموری
خواهشمندیم با دیدگاه سازنده خود ما را در ارائه هرچه بهتر مقالات یاری نمایید.

نویسنده: ماهان تیموری – صابر خلیلی

ارائه دهنده آموزش های کسب و کار ، کارآفرینی ، مدیریت ریسک 

 

  1. ali oveysi گفته:

    عالی بود

تا کنون 1 دیدگاه در این مقاله ثبت شده است.
ارسال دیدگاه
ARE YOU READY? GET IT NOW!
OR SUBSCRIBE WITH
{subscription-facebook}
{subscription-google}
ثبت نام در اولین دوره جامع هوش مالی ایران
telegram
آبان ۲, ۱۳۹۶
ساعت ۱:۱۰ ق.ظ

نیازهای روحی افراد شما را میلیونر خواهد کرد

آبان ۱, ۱۳۹۶
ساعت ۴:۵۸ ب.ظ

۱۰ نکته درباره ی پول که باید به کودکانمان بیاموزیم

مهر ۳۰, ۱۳۹۶
ساعت ۹:۱۲ ب.ظ

از نیاز امنیتی افراد چگونه میتوان پول ساخت؟

ساعت ۱:۵۹ ب.ظ

با هوش مالی سریع تر برانید

ساعت ۱:۱۵ ق.ظ

چگونه از نیاز فیزیولوژیک افراد درآمدزایی کنیم؟

مهر ۲۹, ۱۳۹۶
ساعت ۱۰:۲۱ ب.ظ

۱۰ نکته طلایی راجع به پول که همه باید بدانند

ساعت ۱۱:۰۹ ق.ظ

علم بهتر است یا ثروت؟

مهر ۲۶, ۱۳۹۶
ساعت ۱۱:۳۹ ق.ظ

۲۰ شغل به عنوان شغل دوم و بهترین ها برای افزایش درآمد

ساعت ۱:۰۵ ق.ظ

موانعی که بر سر راه پیشرفت شما قرار دارد را میشناسید؟

مهر ۲۵, ۱۳۹۶
ساعت ۱۱:۴۰ ق.ظ

اشتباه نکن، راه پولدار شدن اینجاست

ساعت ۱۰:۴۶ ق.ظ

درآمدم ۵ برابر شده

ساعت ۷:۰۵ ق.ظ

درآمدم بین ۲۰ تا ۲۵ میلیون شده

ساعت ۷:۰۲ ق.ظ

توی ۲ ماه درآمدم ۲۰ میلیون بیشتر شده (یه سوپرمن میشم)

ساعت ۷:۰۰ ق.ظ

درآمدم ۱۰ میلیون شده(کار خدا بود که با شما آشنا شدم)

مهر ۲۴, ۱۳۹۶
ساعت ۱:۴۲ ب.ظ

درآمدم ۲ برابر شده

ساعت ۱۱:۴۶ ق.ظ

اصول هفتگانه موفقیت استیو جابز

ساعت ۱:۰۶ ق.ظ

در چه جایگاهی از هرم هوش مالی قرار دارید؟

مهر ۲۳, ۱۳۹۶
ساعت ۶:۳۱ ب.ظ

افراد ثروتمند چگونه فکر و رفتار می کنند

ساعت ۱:۱۱ ب.ظ

تا ۳ سال دیگه درآمدم ۱۰۰ برابر میشه

ساعت ۱۱:۲۳ ق.ظ

راز ۱۰۰ میلیون اولی که به دست آوردم

ساعت ۱:۰۲ ق.ظ

باورها چراغ راه شما به سوی موفقیت است

مهر ۲۲, ۱۳۹۶
ساعت ۱۰:۱۸ ق.ظ

ثروت ترامپ از کجاست؟

مهر ۱۹, ۱۳۹۶
ساعت ۱۱:۱۵ ق.ظ

۸ گام مرموز تا رسیدن به موفقیت در کسب و کار

مهر ۱۸, ۱۳۹۶
ساعت ۳:۳۰ ب.ظ

تو یه ماه به درآمد ۲ میلیونی رسیدم

ساعت ۱۲:۱۸ ب.ظ

۳۰ میلیون به درآمدم اضافه شده